各部门、办事处、分公司、项目部：

建立公司归档制度需结合业务特点、合规要求和管理效率，明确归档范围、流程、责任及保管规范。以下是核心框架，可根据公司规模调整：

一、总则

目的：规范文件管理，保障信息可追溯、防丢失，满足合规（如税务、审计）和业务需求。

适用范围：全体员工及各部门形成的各类文件（纸质、电子、音视频等）。

责任部门：明确档案管理牵头部门（如行政部），各部门指定档案员。

二、归档范围

需覆盖“有保存价值”的文件，常见分类：

1. 行政类：公司章程、证照、会议纪要、管理制度、合同协议（含采购、劳动合同等）。

2. 业务类：客户资料、项目方案、销售数据、服务记录、研发文档、财务凭证（发票、报表等）。

3. 电子类：邮件、系统数据、电子合同、设计图纸、视频会议录像等。

4. 其他：荣誉资质、对外宣传材料、法律文书等。

三、归档流程

1. 收集整理：

各部门日常形成的文件，由经办人按“一事一卷”或“按类别”初步整理（如按项目、年份、客户分类）。

电子文件需统一命名（建议规则：部门+日期+内容关键词，例：市场部_20240510_产品推广方案），避免重复或混乱。

2. 移交归档：

定期移交：日常文件每月/每季度移交档案部门；项目类文件在项目结束后1个月内移交；年度资料（如年报、总结）次年3月前移交。

移交时需填写《文件归档登记表》，双方签字确认。

3. 分类编号：

按“部门+年度+文件类型+序号”编号（例：行政部_2024_合同_001），便于检索。

四、保管规范

1. 纸质文件：

存储环境：干燥、避光、防虫，使用档案柜分类存放，重要文件加锁。

保管期限：分“永久”（如公司章程、证照）、“长期”（10年以上，如合同、财务档案）、“短期”（3-5年，如日常通知、临时报表）。

2. 电子文件：

存储：本地服务器+云端备份（如企业网盘），定期校验完整性，防止损坏。

格式：统一为通用格式（如PDF、docx），避免依赖特定软件。

保密：设置访问权限（如只读、编辑、管理员），敏感文件加密。

五、查阅与销毁

1. 查阅：员工因工作需要查阅档案，需填写申请单，经部门负责人审批；外部单位查阅（如审计、司法）需法务或管理层审批。

2. 销毁：到期档案由档案部门提出销毁清单，经管理层审批后，由2人以上监销并记录（纸质文件粉碎，电子文件彻底删除）。

六、责任与监督

各部门负责人对本部门文件归档及时性、完整性负责，纳入绩效考核。

档案部门定期检查归档情况，对未按规定执行的部门/个人进行提醒或处罚。

                                          浙江中企建设集团有限公司

                          二零二五年七月十日